Dice un conocido refrán “quien pega primero pega dos veces” y, no podemos no estar de acuerdo con el mismo. Hoy por hoy la tecnología es un “must” en el ámbito del derecho. Es más, expertos han comentado qué las firmas o bufetes de abogados deberían invertir un 4% de su facturación en su transformación digital. Así las cosas, hoy ponemos en tus manos una serie de ideas que, al implementarlas en tu firma o bufete o despacho de abogados, harán tu trabajo más fácil y más eficiente, por tanto, tu firma de abogados prestará un servicio más avanzado, mucho más amigable y transparente para tus clientes.
Las Firmas de Abogados crean y acumulan miles o cientos de documentos y los guardan, en el mejor de los casos, en su sistema de gestión documental o mejor conocido por sus siglas en inglés como DMS (Document Management System). Si aún no tienes un DMS no dudes que es lo primero que deberías tener en tu lista para este 2020. Con el tiempo, suele ser difícil identificar cuales documentos son los mejores o más relevantes. Por tanto, identificar o categorizar una colección de documentos, ya existente, es la esencia del sistema o método conocido como Knowledge Management (gestión del conocimiento).
El KM conecta las personas con el conocimiento, por tanto, podemos reutilizar este para el beneficio de los clientes y para incrementar los procesos de eficiencia. ¿Por qué? Porque, por ejemplo, un Abogado Junior no le gusta llamar a un Socio de la Firma para discutir un caso que ella o él escribieron tres años atrás. Por tanto, el enfoque que una firma de abogados utilice para identificar que documentos son los mejores puede variar, pero el punto importante de lo que queremos transmitir es que el poseer un banco de conocimiento es un inicio solido para iniciar un proyecto de Knowledge Management (gestión de conocimiento).
Los clientes están demandando, hoy más que nunca, más transparencia a sus firmas de abogados y las extranets, le aportan a los bufetes o despachos de abogados una buena vía para satisfacer esta demanda. La extranet es un portal seguro donde tus clientes pueden compartir y colaborar con documentos, compartir calendarios, revisar que abogados están trabajando en su caso e incluso acceder a información financiera del caso como: presupuestos, facturas o métricas financieras que generalmente el cliente debería preguntar por ellas para poder verlas. La extranet para clientes es un auto servicio para las firmas de abogados para compartir su conocimiento con clientes y añadir valor en una forma no facturable.
Volviendo nuevamente a lo que denominamos un proyecto de Knowledge Management (gestión el conocimiento), una buena aportación al mismo sería un tablero de seguimiento de acciones. Este tablero se encargaría de mostrar información de una forma centralizada, es decir, los abogados en un despacho o firma de abogados no tendrían que ir a mirar fuera por la información. Lo que se muestre en este tablero depende de lo que decida cada firma de abogados, pero como ejemplos comunes podemos mencionar:
Una visión centralizada de tareas resuelve dos problemas. Primero, un abogado no necesita saltar de sistema en sistema buscando información. Segundo, mantiene a las personas informadas acerca de las tareas en las que no tienen que estar pensando todos los días. Gastos son un buen caso, no es algo que debe estar en la mente de los abogados, pero es muy útil para conocer, por ejemplo, que el presupuesto esta casi agotado y aún te quedan seis (6) semanas para resolver el problema.
Muchos despachos de abogados aún desconocen el tiempo que una posible tarea puede tomarle al equipo que trabaja en cierto caso. Lamentablemente muchos abogados olvidan, al momento de crear su firma o despacho de abogados que una firma es una empresa, por tanto, no solo necesita un plan de negocios previo, sino también conocer exactamente lo que cada proceso o caso puede llevar en tiempo para así facturar de forma correcta los servicios.
Por ejemplo, en el caso de Legal Solutions Panamá, nosotros presentamos ya los servicios por paquetes, dichos paquetes incluyen el tiempo que cada parte del proceso le toma a cada una de las personas involucradas, por tanto, todo está contabilizado, no hay sorpresas ni para el cliente para nosotros. Si en tu bufete de abogados aún no tienes un sistema de facturación de tiempo te empujamos a que lo establezcas.
Actualmente el mercado ofrece varios sistemas que te ayudaran a llevar un control de tu tiempo en el despacho. Uno muy conocido en Latinoamérica es el Time Billing X de Lemontech una empresa que esta dando mucho que hablar por los servicios que ofrecen a las firmas de abogados.
Un aspecto que debe estar cubierto es tener en un solo lugar toda la información no solo de los casos y de quien (dentro de la firma los ha trabajado) sino sobre el curriculum y trayectoria de todos los que trabajan en la firma. Esta información debe estar a un solo clic, ¿por qué? Porque imagina que un cliente pregunta en una firma de abogados con 1200 cronometradores por un abogado con experiencia en la industria del petróleo y gas y que hable perfecto francés. Típicamente, las firmas de abogados identifican estos expertos enviando un correo general a toda la firma o caminando piso por piso de la firma preguntando por ayuda, con un grado de éxito muy variado. Sin embargo, las firmas que han implementado un proyecto de gestión del conocimiento (KM Project) que automáticamente combine no solo la experiencia declarada y los casos que este abogado ha llevado dentro de la firma, sino también los documentos que ha escrito y los artículos publicados, fácilmente conseguirá identificar un abogado con la experiencia requerida por el cliente a través de una simple búsqueda.
Lo mismo sucede si reciben una solicitud de un medio de comunicación pidiendo la participación de algún miembro de la firma en un programa sobre un tema determinado, es más fácil encontrar y responder al medio si tenemos una base de datos actualizada.
Ya sabes no es necesario que empieces con todo lo que te hemos mencionado, pero si es importante que este año 2020 apliques al menos una de las acciones mencionadas anteriormente, pues seguro hará la diferencia con tu competencia.
