A raíz de la legislación aprobada en noviembre de 2021 (Ley 254 de 11 de noviembre de 2021) se modifico o más bien se profundizo en el tema de los registros contables de las sociedades en Panamá que ya se había estipulado en el año 2016 mediante la Ley 52 en la cual se estableció el requerimiento a que las personas jurídicas entiéndase sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada o Fundaciones de Interés Privado, estaban obligadas a poseer registros contables y mantener documentación de respaldo por un término mínimo de cinco años.
La Ley 254 de 2021 profundiza en aspectos más concretos sobre estos registros contables, especificando entre otras cosas:
La Ley establece la obligación de que los registros contables en Panamá de las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, así como aquellas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, fuera o dentro del territorio panameño, deben ser proporcionados, por los organismos de administración de la sociedad, al agente residente para su debida custodia. La Ley establece un plazo de cuatro meses para que una vez vencido el año fiscal el agente residente tenga en su poder dicha información, estableciendo como fecha límite el 30 de abril de cada año. Aquí existe un punto importante que mencionar y es que todos los años el agente residente deberá entregar a la Dirección Nacional de Ingresos en Panamá (DGI) una declaración jurada, al 15 de julio, que contenga la lista de las personas jurídicas para las cuales ejerce el servicio de agente residente, incluyendo el nombre y RUC del contribuyente. La información que se incluya en la Declaración Jurada se divide o separa de acorde a si los registros contables y documentación de respaldo de la sociedad se mantienen en las oficinas del Agente Residente en la Republica de Panamá o si los mismos se mantienen en cualquier lugar distinto de las oficinas del agente residente, dentro o fuera de Panamá, y que cuenta con las copias de los registros contables y con la información de la persona responsable de dichos registros. En el caso de que exista una sociedad representada de la cual no se tengan las copias ni la información de la persona responsable de los registros el agente residente será objeto de sanciones.
Este hecho no cambia más bien se detalla a profundidad que si los registros contables son mantenidos fuera de Panamá, fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica esta obligada a informar, anualmente y por escrito, al agente residente la información sobre el nombre y los datos de contacto de la persona responsable de los registros contables originales, así como la documentación de respaldo que mantiene bajo su custodia. Muy importante establecer la dirección física donde se encuentran estos registros.
La ley 254 de 2021 establece que los registros contables son aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, sus pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Se interpreta que los registros contables deberán ser proporcionados en la siguiente forma:
** Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio según el artículo 2 el Código de Comercio de Panamá y que se dediquen a ser exclusivamente tenedoras de activos, de cualquier clase, deberán proporcionar documentación que demuestre el valor de los activos que se mantienen, los ingresos que se perciban de los activos y los pasivos relacionados con aquellos activos.
** Cuando se trate de personas jurídicas que realicen actos de comercio de acuerdo a lo definido por el artículo 2 del Código de Comercio de Panamá fuera de la República de Panamá.
De acuerdo con lo que establece la Ley se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente os registros contables o la copia de los mismos a:
** las personas jurídicas que estén listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.
** las personas jurídicas que sean propiedad de un organismo internacional, multilateral o de un Estado.
** los armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo el servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
