Sociedad offshore en Panamá sin registros contables

¿Qué pasaría si tengo una empresa offshore en Panamá y no tengo registros contables? ¿Tengo que cerrar mi empresa? Definitivamente que muchos de los emprendedores o extranjeros que mantienen una sociedad offshore activa en Panamá, a raíz de la aprobada Ley 254 de 11 de noviembre de 2021, están con la incertidumbre de cómo proceder ante esta situación. En este artículo abordaremos los puntos principales a tener en cuenta sobre los registros contables en Panamá.

¿Qué documentación debo enviar si me solicitan los registros contables?

Si tienes una empresa offshore en Panamá activa y recibes la comunicación de tu Agente Residente (o si no recibe ninguna notificación cosa que sería aún menos agradable) notificándote que necesita que le envíe los registros contables de tu sociedad del año 2021, nosotros a nuestros clientes les hemos comunicado que deben presentar o enviarnos la siguiente documentación de índole contable:

• Estado de situación al 31 de diciembre de 2021.
• Estado de resultado al 31 de diciembre de 2021.
• Mayor general - año completo 2021.
• Auxiliar de CXP y CXC al 31 de diciembre 2021.

Nosotros estamos solicitando el refrendo de la persona que mantiene bajo su custodia los registros contables y la documentación de respaldo, aunque la Ley señala taxativamente lo siguiente:

“Las personas jurídicas cuyos registros contables y documentación de respaldo sean mantenidos en cualquier lugar distinto de las oficinas del agente residente, dentro o fuera de la República de Panamá, deberán informar el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde estos se mantienen.”

¿La persona que mantiene los registros contables debe estar localizada en Panamá?

Según lo que se señala la Ley podemos deducir que no es obligación que los registros contables reposen en Panamá. Lo importante es saber quién es la persona de contacto o responsable de esos registros, dónde mantiene su dirección física y el lugar donde se encuentran los registros contables.

¿Qué sucede si la sociedad no tiene registros contables del año 2021?

En este caso debemos abordar dos temas:

1. Si no tienes registros contables del año previo y has tenido movimientos comerciales.
   En este sentido la labor a realizar o la solución es levantar unos registros contables con la información que tengas y presentarlos. Este trabajo es recomendable que lo realice un contador público, no debe ser panameño. El contador debe ser de tu país, el que tengas de confianza y pueda apoyarte.
   
2. Si no tienes registros contables del año previo porque la sociedad no ha tenido ningún movimiento comercial y tampoco tienes bienes patrimoniales a tu nombre.

 En este caso la situación puede decirse que es más simple, puedes solicitarnos una certificación de inactividad o no operaciones, la cual demuestra a las autoridades panameñas que nos ha tenido movimientos comerciales en el año previo.

Si esta es tu situación puedes comunicarte con nosotros y te apoyaremos en presentar la información en tiempo y forma.

¿Cuáles son las consecuencias si no envío los registros contables?

Nosotros podemos decirte lo que procederemos a hacer si, como Agentes Residentes, no recibimos los registros contables de nuestros clientes. En caso de no recibirlos procederíamos a renunciar como Agentes Residentes debido a que no tenemos claridad en los negocios que están gestionando nuestros clientes desde sus empresas offshore y eso incurre en una falta profesional que será multada por las autoridades.

Tienes una empresa offshore en Panamá y no tienes tus registros contables, no sabes cómo proceder en este caso, contáctanos nuestros abogados te asesorarán al instante.