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Cuando se hace correctamente, el lanzamiento o puesta en marcha de una Startup puede ser un esfuerzo emocionante y satisfactorio. Sin embargo, cuando se hace de forma incorrecta puede ser una pesadilla.

Desafortunadamente en un esfuerzo por hacer despegar el negocio, muchos nuevos fundadores pasan por alto la importancia de proteger legalmente su negocio y a sí mismos.  Por esta razón desde Legal Solutions Panama le ofrecemos estos cinco importantes consejos legales para las Startups.

Consejo 1. Constituya una empresa

Muchos fundadores pasan por alto la necesidad de constituir legalmente su compañía.  Hay muchos beneficios en la constitución de la empresa, entre los más comunes podemos mencionar:

• Protección de los bienes personales. La incorporación de una sociedad ofrece a los fundadores la protección de sus bienes personales, ya que limita su responsabilidad personal con respecto a las deudas de la empresa y las obligaciones legales a las cantidades que los fundadores han invertido en la empresa. Independiente del tipo de Sociedad que se decida constituir (Sociedad Anónima o Sociedad de Responsabilidad Limitada).
• Protección de su marca. En la mayoría de los estados, una empresa no puede registrar o utilizar el mismo nombre comercial que ya posee otra empresa. Por lo tanto, la constitución de una sociedad protege su marca impidiendo que los competidores utilicen ese mismo nombre y/o marca. Además, agregar «Inc.» o «LLC» al nombre de su empresa puede darle a su negocio un sentido de credibilidad adicional al tratar con inversionistas, proveedores y clientes.
• Cuando un emprendedor no registra una empresa y lo que posee es una propiedad individual sobre una idea en ejecución, una vez que el propietario muere, la empresa o comunidad se disuelve. No obstante, si se ha constituido una empresa legalmente la compañía continuará existiendo, aunque cambie la propiedad.
• Aparte de la protección de los bienes personales, el ahorro potencial de impuestos es una de las principales ventajas de la constitución de una empresa.   Debe consultar con su contador para determinar qué estructura corporativa es la más ventajosa para su negocio, pero en general, hay beneficios fiscales que se realizan al incorporar.

Consejo 2. Obtenga un acuerdo de operación

Muchos emprendedores comienzan su recorrido sin haber firmado un Acuerdo de Operación antes de iniciar el negocio. El hecho de no contar con este documento es, en muchos casos, un punto de conflicto entre los fundadores o accionistas iniciales. Un acuerdo operativo es un documento escrito que describe los derechos, responsabilidades y contribuciones de los propietarios de la empresa y describe en general cómo se gestionará la empresa. Un acuerdo operativo correctamente redactado y negociado por adelantado entre los propietarios puede salvar a los propietarios de un sinfín de problemas, dolores de cabeza y gastos, y en algunos casos, incluso puede salvar a la empresa.

Si bien cada acuerdo operativo es diferente, existen puntos en común que hemos identificado y deben estar presentes en el mismo:

• El porcentaje de propiedad otorgado a cada propietario.
• La distribución de las ganancias y pérdidas, específicamente el cómo se distribuirán las mismas.
• Quién puede obligar a la empresa
• Cómo se toman las decisiones en nombre de la empresa
• Qué sucede en caso de fallecimiento, incompetencia o deseo de abandonar la empresa por parte de uno de los propietarios;
• Qué sucede cuando se agrega un propietario adicional
• Cómo se resolverán las controversias relativas a la explotación de la empresa.

Consejo 3. Prepare los acuerdos de contratistas independientes (freelancers)

En el mundo actual, muchas empresas nuevas contratan a contratistas independientes (freelancers) para que les ayuden a iniciar su negocio en lugar de empleados.  Al hacerlo, es importante distinguir entre contratar a alguien como empleado o como freelance. En el caso de los empleados, la empresa tiene que asegurarse de que cumple con una gran cantidad de cuestiones de derecho laboral y de empleo.  Además de crear inicialmente más costos para la empresa, los empleados también pueden exponer a la empresa a la responsabilidad si alguien demanda a la empresa por un acto realizado por el empleado en el curso de su empleo.

Al principio, la contratación de contratistas independientes (freelance) suele ser menos costosa y menos gravosa, ya que no se aplica ninguno de los temas mencionados anteriormente. Dicho esto, cuando se contratan contratistas independientes, es importante que la empresa los utilice adecuadamente y defina la relación por escrito antes de que comience el trabajo.  Cuando se prepara un acuerdo de contratista independiente o freelance, existen algunos puntos que no podemos olvidar incluir:

• Incluir siempre la frase «Trabajo por encargo». Para ser propietario de los derechos de autor de cualquier trabajo que un contratista independiente haga en nombre de la empresa, el acuerdo debe especificar que es «trabajo por encargo». Hacer esto hace que la empresa sea la «autora» a efectos de los derechos de autor, en lugar de la contratista.  Excluir esto del acuerdo pone a la compañía en riesgo por no ser propietaria del trabajo completado por el contratista.
• La magia está en los detalles. El hecho de que el acuerdo sea lo más detallado posible elimina la confusión en cuanto a las responsabilidades de ambas partes. El acuerdo debe ser específico en cuanto a los plazos para la finalización de los trabajos, y debe incluir un cronograma y términos de cuándo y cómo se pagará al contratista.
• Mencionar que el contratista no es un empleado. El acuerdo debe establecer explícitamente que el contratista independiente es un contratista independiente, no un empleado. Las disposiciones relacionadas deben establecer que el contratista debe pagar sus propios impuestos, obtener su propio seguro, y son libres de trabajar para otros.

Consejo 4. Registrar la marca: el nombre y el logotipo de la empresa

Una marca comercial se define como una palabra, frase, logotipo u otro símbolo gráfico utilizado por una empresa para distinguir su producto o servicio de los de los demás. Una palabra no tiene que ser única para recibir una marca. Simplemente debe ser identificable a los efectos de la marca registrada.  Una vez registrada la marca, se impide que otros la copien.

Una marca puede registrarse antes de que se utilice realmente, y es beneficioso hacerlo porque: 1) impide que otra persona registre la marca; 2) impide que la empresa infrinja accidentalmente la marca de otra entidad; y 3) fortalece la posición de la empresa en caso de que surja un problema de infracción de la marca.

Consejo 5. Contratar un abogado

Encontrar y contratar a un abogado de confianza para que ayude a navegar por los consejos descritos anteriormente y por cualquier otro asunto legal o dolor de cabeza que se encuentre en el camino es una obligación.  Recordemos que al final del camino siempre saldrá menos costoso la contratación previa de un experto legal que su contratación cuando ya existe un problema. Además hoy en día existen nuevas empresas como Legal Solutions Panama que cuentan con un grupo de abogados expertos en cada materia y capaces de trabajar en conjunto cuando se trata de proyectos que involucran la participación de diferentes abogados expertos.

Estamos para servirles en info@legalsolutionspanama.com