Desde que llega el 1 de diciembre nuestras mentes ya no solo piensan en lo rápido que se ha pasado el año sino en que la navidad (la fiesta de los deseos y las buenas intenciones) está a la vuelta de la esquina. Entonces decidimos escribir nuestra lista de deseos para Santa, para los Reyes Magos, para el Niño Dios, da igual siempre hay algo o alguien a quien pedirle la magia.
Entonces pocas veces pensamos en ¿qué sería lo ideal para pedir esta Navidad? en beneficio de lo que hacemos para ganarnos la vida. En el caso de las firmas de abogados muy pocas veces nos ponemos a pensar sobre qué necesitamos para hacer nuestra vida, en nuestro “trabajo” más fácil y eficiente.
Santa sabe que has dado lo mejor de ti este año, interpretando leyes, reglamentos, regulaciones para individuos y para compañías; invirtiendo tu tiempo y esfuerzos buscando el mayor beneficio para tus clientes. Entonces es hora de hacer tu lista pensando en todas aquellas cosas que pueden hacer tu vida más fácil, porque tu mereces un “upgraded” principalmente en tecnología.
Por tanto, como sabemos que tienes el tiempo justo, nosotros queremos ayudarte a que este año prepares tu Wish list para tu bufete o despacho y que no se te escape nada. Una “Wish list” (lista de deseos) solidaria para tu beneficio, el de tus clientes y el de tus compañeros.
Como Firma de Abogados tu puedes ampliar tu clientela dejando que aquellos que viven lejos puedan comunicarse cara a cara contigo. Un software para video conferencias puede solventar la situación de invertir muchas horas en tu carro viajando a visitar clientes. Puedes hacer una prueba con los líderes del mercado en este asunto como son: Zoom y Webex para empezar y si eres de los fans de Microsoft puede intentarlo con Microsoft Teams. Otra opción es Gmail por medio de GSuite. Este año ahorra kilómetros en carretera y reúnete con tu equipo externo o con tus clientes desde la comodidad de tu oficina o casa.
Ya sabemos las consecuencias que puede tener el no contar con las medidas de seguridad suficientes dentro de una Firma o Despacho de abogados. Existen muchas medidas de seguridad que pueden tomarse, pero aquí nos centraremos en la principal que recomendamos para este año. Nuestra recomendación es que inicies con Dos Factores de Autenticación, en inglés Two Factor Autentication (2FA) o mejor conocido como Multi-Factor Authentication (MFA).
Es importante que entendamos de qué estamos hablando, a continuación lo explicamos rápidamente: imagina que cambias continuamente tu password (como debe ser) como medida de seguridad. Pero resulta que aun cambiando mensualmente de password, el estafador sigue intentando ingresar a tu computadora, email o aplicación, aquí es donde el Two Factor Authentication entra a jugar su papel. Si alguien esta intentando entrar en tu aplicación o aparato, tu recibirás un mensaje de texto o una notificación en una aplicación de autenticación que te alertará. Aquí tu podrás denegar la solicitud y seguidamente cambiar tu password, no solo para tus aplicaciones y aparatos con los que trabajes sino con tus aplicaciones o aparatos personales (por ejemplo: twitter, Facebook, Iphone, etc.).
Existen varios en el mercado, puedes hacer un test gratuito con la mayoría: LastPass, Lexis Nexis (risk services), Apiida (Autenticación a través del celular), entre otras.
Microsoft Teams te permite comunicarte más efectivamente (chat grupal, reuniones online, llamadas y video conferencias) y trabajar mejor juntos por medio del a colaboración en las aplicaciones del office 365 como: Word, Excel, PowerPoint y Share Point. Todas estas funcionalidades estarán incluidas en tu suscripción de Office 365.
La pregunta acertada para los abogados no es si necesitan un software de gestión, sino ¿Cúal software de gestión necesitan? ¿Quieres comprar un software o usas un sistema de internet en la nube? Entonces nosotros nos adelantamos y agregamos en tu lista de deseos un Sistema en la Nube (Cloud-based System: as Amazon Services, Microsoft Azure, Google Cloud, etc.) ideal. Sin embargo, cada opción puede ser ligeramente diferente y cada una es en si misma intuitiva para los usuarios. La mejor vía para decidir cuál funcionará mejor en tu oficina es probarlas. Por tanto, habla con tu gestor de sistemas que seguro podrá recomendarte el sistema en la nube que más se adapte a tus necesidades.
Este año que inicia 2020 serás infalible con estos regalos tecnológicos para tu firma o bufete de abogados. Lánzate a por ellos.
